Podstatnou náležitostí "dohody o hmotné odpovědnosti" (správně "dohody o odpovědnosti k ochraně hodnot svěřených zaměstnanci k vyúčtování", viz § 252 zákoníku práce) je její písemná forma, viz § 252 odst. 3 zákoníku práce, přičemž dohoda nemůže působit retroaktivně (zpětně). Pokud tedy byla tato dohoda podepsána se zaměstnankyněmi až dne 11.1. 2010 a k tomuto dni (k této otázce viz dále), potom až od tohoto dne vznikají zaměstnanci a zaměstnavateli práva a povinnosti dle této dohody. Pokud tedy byla inventura provedena dne 7.1. 2010, ale "hmotná odpovědnost" byla se zaměstnankyněmi podepsána až 11.1.2010, potom zaměstnankyně odpovídají za eventuální schodky zjištěné inventurou ze dne 7.1.2010 dle obecné odpovědnosti zaměstnance, nikoliv dle "dohody o hmotné odpovědnosti", a zaměstnavatel je povinen splnit související povinnosti (zejm. prokázat zavinění na straně té které zaměstnankyně), pokud chce na zaměstnankyních uplatňovat nároky z odpovědnosti za škodu.
Komplikací by mohla být skutečnost, že "dohoda o hmotné odpovědnosti" byla sice se zaměstnankyněmi fakticky podepsána až 11.1.2010, ale byla tzv. ante-datována, tj. na takové dohodě je uvedeno dřívější datum (např. 1.1. 2010). V takovém případě sice i nadále platí výše uvedené závěry, ale v případě sporu bude nutné prokázat ante-dataci, což může být problém (důkazem by mohly být zejm. svědecké výpovědi zaměstnankyň).
